Section II.
L’Administration.
CHAPITRE PREMIER
L’Administration Centrale.
§ 1. – Le Fichier National.
A leur arrivée au S. G. les bulletins d’inscription sont numérotés puis classés, après confection de la carte de membre et de la fiche nationale.
La carte de membre est envoyée à la Fédération Régionale et la fiche classée au fichier national après être passée au service postal pour la distribution du journal.
Chaque Section a une fiche statistique qui suit toutes les fluctuations des effectifs et sert de base à l’établissement des statistiques mensuelles et des bordereaux de cotisations pour les Fédérations. Il existe un fichier spécial de tous les Comités régionaux et locaux.
§ 2. – Le journal JOC.
ABONNEMENTS.
Le journal est servi aux jocistes comme aux abonnés par le service d’abonnements, c’est-à-dire sans bande.
Les abonnements nouveaux doivent être transmis directement au Secrétariat Général par un versement au compte-chèque postal 105.963. Les nom, prénom, profession et adresse complète sont indiqués lisiblement au dos du talon.
Quand les nouveaux abonnements sont multiples, des cartes d’abonnement sont à la disposition des Sections aux Secrétariats Régionaux. Les cartes sont remplies avec soin et transmises au Secrétariat Général. Le talon de versement des chèques postaux rappelle les noms des abonnés auquel se rapporte la somme.
Il n’est tenu compte d’un abonnement qu’à la réception de son montant.
Les personnes qui souscrivent un abonnement au Secrétariat Général sans le payer, reçoivent une carte les invitant à verser au compte chèque postal. Si elles n’y donnent pas suite l’encaissement se fait à leurs frais par quittance postale.
REABONNEMENTS.
Dans le mois qui précède l’échéance des abonnements, les abonnés sont invités à verser au compte chèques-postaux du Secrétariat Général; puis une quittance postale est adressée pour les abonnements non renouvelés.
Les quittances refusées sont adressées aux Sections par l’intermédiaire des Secrétariats Régionaux afin que des démarches soient faites pour assurer le renouvellement.
RECLAMATIONS.
Quand un jociste ou un abonné ne reçoit pas le journal régulièrement, une première réclamation doit être faite au facteur par l’intéressé lui-même.
En cas d’insuccès le comité de la Section s’adresse au percepteur des postes.
Si l’erreur persiste une note est adressée au Secrétariat Régional rappelant n° de la carte, nom et adresse exacte de l’intéressé. La réclamation est transmise immédiatement au Secrétariat Général.
Agir autrement, c’est risquer de faire persister une erreur qui mécontente et parfois décourage celui qui en est victime; c’est désorganiser l’administration jociste.
VENTE AU NUMERO.
Les commandes sont transmises directement au Secrétariat Général. Quand la vente est hebdomadaire, il suffit de communiquer, une fois pour toutes, le nombre d’exemplaires en modifiant les chiffres au fur et à mesure sur le talon du versement postal de la semaine précédente.
Le mercredi, après le courrier du matin, le service central de vente arrête définitivement les commandes. A partir de ce moment il n’est plus tenu compte ni des commandes, ni des suppressions de commandes antérieures.
Les envois jusqu’à 24 exemplaires sont effectués par poste. Les envois plus considérables se font par chemin de fer. Les colis jouissant d’un tarif spécial ne sont pas remis à domicile. Les journaux doivent donc être retirés à la gare le vendredi soir.
En cas de retard dans l’arrivée du paquet, les propagandistes s’adresseront donc le samedi à la poste ou à la gare suivant l’importance de leur commande.
Le paiement des numéros envoyés doit se faire toujours dès le lundi suivant. Aucun envoi de journaux n’est fait quand le précédent n’est pas payé.
Les invendus ne sont pas repris.
§ 3. – Le Bulletin des Dirigeants.
Le B. D. paraît au début de chaque mois. Les abonnements sont transmis par un versement au compte chèques-postaux du S. G. Le talon doit mentionner : « abonnement B. D. », puis le ou les noms, prénoms et adresses complètes.
Les numéros parus de toute l’année sont expédiés jusqu’à épuisement des réserves.
L’envoi des B. D. se fait sous bande. Les réclamations éventuelles doivent être transmises directement au Secrétariat Général.
Au début de septembre les trésoriers locaux touchent le montant de tous les abonnements de la section et font un versement postal collectif au S. G. en indiquant au talon «réabonnement B.D. » puis les noms et adresses.
Une demande de virement au compte chèques postaux est adressée individuellement par le S. G. à tous les autres abonnés. Une quittance est ensuite présentée par la poste au cas ou le versement n’a pas été effectué.
§ 4. – Le Service Commercial.
Ce service comprend 3 départements :
1. Les fournitures diverses.
2. Les Editions et la Librairie.
3. Le Matériel éducatif.
Le premier département vend les imprimés administratifs, les bérets, les fanions, etc…
Le deuxième répand les brochures des Editions Jocistes et remplit le rôle d’un libraire.
Le troisième assure la diffusion des bonnes chansons, des films et appareils photoscopiques, des disques de phonos, etc…
Les envois aux fédérations sont groupés une ou deux fois par mois.
Les autres commandes sont exécutées dans le plus bref délai possible. Le plus souvent par retour du courrier.
Il est accusé réception des commandes auxquelles il ne peut être donné suite dans la huitaine.
Des ristournes spéciales sont consenties aux sections et fédérations de J. O. C. et pour des commandes importantes.
Les factures jointes à tous les envois sont payables au comptant par un virement au compte chèques-postaux du S. G.
Sauf quand on emploie une simple carte, il est indispensable, si l’on veut une suite rapide, de mettre sur des feuilles distinctes les communications pour les divers services du S. G.
Chaque communication doit être formulée clairement et mentionner nom et adresse du correspondant.
Pour les demandes de renseignements ou de services, nous prions nos amis de joindre un timbre pour la réponse.
Les correspondances pour les Fédérations Régionales sont expédiées une fois par semaine, le vendredi soir.
§ 5. – La Comptabilité.
La comptabilité de tous les services du S. G est centralisée et permet de suivre, jour par jour, l’activité de chacun d’eux.
Tous les mois la situation est transposée en sta tistiques et en graphiques pour être soumise au Bureau Exécutif du S. G.
§ 6. – La Correspondance.
La correspondance de plus en plus volumineuse du S. G. exige une rationalisation à laquelle tous nos amis doivent collaborer.