CHAPITRE DEUXIEME
L’Administration Régionale.
§ 1. – Le Fichier Régional.
Celui-ci comporte les fiches de tous les Jocistes de la fédération classées par ordre de numéro dans chaque section.
A l’arrivée des bulletins d’inscription des sections on rédige la fiche régionale; celle-ci est classée provisoirement entre la fiche divisionnaire de la section et la fiche statistique. Au retour de la carte de membre du Secrétariat Général on transcrit le numéro de la carte sur la fiche. La carte est transmise au Secrétaire local et la fiche classée derrière les autres de la même section.
La tenue du fichier régional doit être coordonnée avec les fichiers des divers Services et Commissions spéciales et spécialement avec le fichier des Jocistes par usine ou entreprise.
Des fiches statistiques (fiches grises), classées derrière chaque fiche divisionnaire du fichier régional, établissent d’une façon constante le nombre des cotisants dans chaque section.
A l’arrivée des bulletins d’inscription, des avis de changements d’adresse ou de démissions (cartes mauves) on note les chiffres dans les colonnes correspondantes des fiches statistiques en même temps que l’on ajoute, retire ou déplace les fiches de membres correspondantes.
§ 2. – La Révision mensuelle.
Le premier de chaque mois les fiches statistiques sont clôturées, en tenant compte de toutes les fluctuations de membres survenues jusqu’à la veille.
Les nombres de cotisants à reporter à nouveau s’établissent par l’addition des nouvelles inscriptions et la soustraction des démissions survenues pendant le mois.
A l’arrivée du bordereau récapitulatif du S. G.. (voir plus loin), les fiches statistiques sont pointées avec les chiffres du bordereau et mises d’accord.
Les chiffres du bordereau récapitulatif doivent correspondre avec le nombre total de cotisants au premier jour du mois.
Pour éviter des différences entre les fiches statistiques régionales et le bordereau récapitulatif il est indispensable que le dernier jour de chaque mois, il n’y ait plus aucune inscription ou démission à transmettre au S. G.
Il sera également utile de ne pas en envoyer les 5 premiers jours du mois.
§ 3. – Les Démissions et les Mutations.
Les avis de démission (cartes mauves) renvoyées par les sections aux fédérations régionales doivent passer immédiatement au S. G. et y parvenir au plus tard le dernier jour du mois. Avant de les transmettre, les fiches régionales et statistiques seront modifiées en conséquence.
A partir du 1er du mois et quels que soient les motifs du retard, les cotisations des démissionnaires sont dues au S. G. jusqu’à la fin du mois.
A l’arrivée des avis de départ de miliciens (cartes mauves), l’adresse militaire est portée sur la fiche régionale du membre. La carte mauve est transmise immédiatement au S. G. A la rentrée des miliciens, on fait les opérations en sens inverse.
Pour simplifier l’administration et faciliter le contrôle, le passage de la catégorie des cotisants écoliers au régime général, se fera deux fois par an, le 1er janvier et le 1er août.
Avant d’établir le relevé de compte de janvier, les fiches statistiques sont modifiées suivant le pointage du fichier régional.
§ 4. – Le Fichier des Comités.
Le fichier des Comités locaux, des Commissions spéciales et des Délégués régionaux doit être constamment tenu à jour.
Chaque année, en Octobre, après le renouvellement des Comités locaux qui doit se faire en septembre, les Fédérations envoient un questionnaire aux Sections pour obtenir la nouvelle constitution des Comités. Après rectification des fichiers régionaux, les questionnaires sont transmis au S. G. Il doit être tenu un fichier spécial des militants qui prennent part aux récollections et retraites.
§ 5. – Réunions Fédérales.
Le calendrier des réunions étant toujours fixé d’avance, les convocations servent de rappel et ne doivent pas parvenir trop longtemps avant la séance. Elles doivent mentionner l’ordre du jour. Les convocations importantes seront adressées également « pour information » aux directeurs-prêtres des sections.
Pour le Comité et le Conseil régional il y aura des listes d’appel où l’on pourra mentionner les. présences à chaque séance.
Les rapports de toutes les réunions régionales. doivent être soigneusement rédigés et classés. Les décisions des Conseils Régionaux seront envoyées aux sections ou publiées au B. D.
Une copie des rapports des conseils régionaux, des récollections, des J. E. d’autres réunions régionales importantes, doit être adressée au S. G..
§ 6. – Communiqués pour JOC et B. D.
Le Secrétaire régional contrôle et arrange les comptes-rendus envoyés par les sections pour le journal. Il rédige lui-même le compte-rendu des. faits intéressants de la région.
Pour paraître dans un numéro, les communiqués doivent parvenir au S. G. le vendredi précédent. Les chroniques régionales du B. D. doivent parvenir au S. G., au plus tard, le 20 du mois précédant leur parution.
§ 7. – Rapport Mensuel d’Activité.
Le rapport mensuel d’activité de la fédération doit être envoyé au S. G. en même temps que les cotisations (20 du mois suivant).
Il porte sur les points suivants :
I. Comité Régional.
a) Changements éventuels dans sa composition.
Conseil Régional.
a) Date de ses réunions.
b) Nombre de sections représentées, sections absentes.
II. Journées d’Etudes.
a) Dates et nombre de participants.
b) Ordre du jour détaillé avec indication des rapporteurs.
c) Conclusions et impressions.
III. Journal JOC.
a) Appréciations générales; suggestions.
b) Réclamations éventuelles concernant l’édi- tion et la distribution.
IV. Secrétariat Professionnel.
a) Action dans les écoles.
b) Orientation.
c) Placement.
d) Apprentissage (contracts et tutelle).
e) Enquêtes et requêtes en cours.
f) Autres initiatives nouvelles.
V. Conquête du Milieu de Travail.
a) Usines organisées – quelques détails sur l’organisation, le travail, la propagande.
b) Tutelle pendant les trajets.
c) Autres initiatives.
VI. Epargne.
a) Nombre de sections, nombre d’épargnants.
b) Nombre de versements pendant le mois sommes versées et intérêt pendant le mois, depuis le début de l’année.
c) Propagande faite.
VII. Organisation professionnelle.
a) Nombre de nouveaux jeunes syndiqués nombre total.
b) Propagande faite.
c) Action syndicale intéressant les jeunes.
VIII. Mutualité.
a) Nouveaux jeunes mutualistes, nombre total.
b) Initiatives et propagande.
IX. Service éducatif.
a) Activité de la bibliothèque régionale.
b) Editions jocistes vendues pendant le mois.
c) Autres ouvrages vendus.
d) Activité du mois.
X. Récollections.
a) Dates Nombre de participants.
b) Ordre du jour et prédicateur.
c) Appréciation générale.
XI. Jocistes-Soldats.
a) Activité dans les sections.
b) Activité dans les garnisons de la région.
XII. Cotisations.
a) Organisation et état du service administratif.
b) Situation des cotisations.
XIII. Rapport du Comité Fédéral.
a) Avec le personnel enseignant.
b) Avec les organisations ouvrières.
c) Avec les patrons.
d) Avec les groupements Acéjibistes.
e) Avec les autres groupements.
XIV. Propagande.
a) Nouvelles sections pendant le mois.
b) Nouveaux membres.
c) Démissions et suppressions éventuelles de sections, motifs.
d) Propagande abonnements et vente JOC et B. D.
e) Abonnements, vente Editions Jocistes. f) Autres initiatives.
XV. Equipes de Propagande.
a) Nombre de propagandistes.
b) Réunions de l’équipe.
c) Visites faites.
d) Activités spéciales.
Date.
XVI. Calendrier régional pour le mois suivant.
XVII. Fournitures nécessaires à la Fédération.
§ 8. – Comptes Mensuels.
Avant le 5 de chaque mois le S. G. envoie à chaque trésorier régional un bordereau récapitulatif en double exemplaire. Celui-ci comporte :
1) Le total, par section, des membres dont les adhésions sont parvenues au S. G. jusqu’au 1er du mois.
2) Les droits d’inscription à payer du mois précédent.
3) Le relevé détaillé des factures du mois écoulé. 4) Le solde éventuel des relevés antérieurs. Ce bordereau doit être immédiatement vérifié et les rectifications éventuelles demandées au S.G. Avant le 20 du mois suivant, les 2 exemplaires du relevé sont complétés et l’un est envoyé, avec la somme, au S. G.
Un retard dans le paiement n’est admis exceptionnellement que pour les sommes se rapportant à des fournitures importantes et qui n’auraient pu être récupérées.
Avant le 10 du mois, le trésorier établit les relevés de compte (cartes mauves) de chaque sec-
tion.
Le travail comporte successivement les opérations suivantes :
1°) Clôturer les Comptes-Courants des sections.
2°) Faire la liste de toutes les factures adressées aux sections depuis le 10 du mois précédent.
3°) Transcrire les chiffres de cotisations et adhésions des fiches statistiques sur les relevés de compte.
4°) Transcrire les chiffres de la liste des factures sur les relevés de compte.
5°) Reporter aux comptes-courants des sections les chiffres de cotisations, adhésions et fournitures des relevés de compte.
6° En même temps, reporter le dernier solde (déb. ou créd.) des comptes-courants sur les relevés de compte et clôturer ceux-ci.
Les relevés de compte sont transmis aux sections avant le 20 du mois à l’occasion d’une réunion ou par la poste.
Le paiement doit se faire avant le 10 du mois suivant. C’est ainsi, par exemple, que les cotisations de juillet doivent être payées avant le 10 août, de même que les fournitures facturées entre le 10 juin et le 10 juillet.
§ 9. – Comptes-courants des Sections.
Chaque section a sa feuille de compte-courant. Celles-ci sont classées dans une farde suivant l’ordre alphabétique.
Les comptes-courants établissent d’une manière permanente le débit et le crédit de chaque section.
Le 10 de chaque mois on clôture les comptes-courants. On trace une ligne en travers des deux dernières colonnes et on reporte à nouveau le sol de: dans la colonne « Total des relevés » s’il est en faveur de la fédération, dans la colonne « paie- ment » s’il est en faveur de la section.
Après cela on y reporte, comme il est dit ci- dessus, les chiffres des « relevés des comptes » (cartes mauves).
En cas de réclamation justifiée des sections par rapport au relevé de compte, les rectifications des comptes-courants et des fiches statistiques se font à l’encre rouge.
Tous les paiements effectués pendant le mois. sont reportés du cahier de caisse ou de chèques-postaux dans la dernière colonne des comptes-courants des sections. La date de ces paiements est mentionnée dans la colonne 1.
D’une page à l’autre on reporte dans les deux dernières colonnes les chiffres depuis le dernier solde inclus.
On peut également reporter les totaux des 3 colonnes précédentes et obtenir ainsi respectivement en fin d’année le total général des cotisations, adhésions et fournitures de chaque section.
§ 10. – Caisse et Compte Chèques-Postaux.
Deux cahiers renseignent respectivement les entrées (à gauche) et les sorties (à droite) de la caisse ou des chèques postaux.
Les pièces de caisse et les bordereaux des chè- ques-postaux sont classés par ordre de date et conservés au moins jusqu’à la fin de l’année suivante.
Le trésorier met en lieu sûr les sommes qui restent en caisse. Il ne peut jamais laisser traîner d’argent sur les tables ou dans les meubles du Secrétariat Régional.
Les fonds dont il n’a pas un usage immédiat sont versés au compte d’épargne de la fédération.
§ 11. – Grand’Livre.
Chaque mois, les chiffres de la caisse et des chèques-postaux sont reportés au Grand-Livre.
Chaque série d’opérations est portée par un article unique (exemple : toutes les cotisations reçues, toutes les fournitures achetées, toutes les cotisations payées, etc.).
Les totaux des diverses colonnes permettent d’établir facilement la situation financière mensuelle de la fédération.
Rien n’est instructif comme les chiffres pour se rendre compte de la situation exacte de l’organisation et de la propagande.
Chaque mois le comité régional doit les avoir sous les yeux. La plupart peuvent être transposés en graphique et la courbe ascendante ou descendante apparaît ainsi plus clairement.
La situation mensuelle doit porter sur les membres, les cotisations, la caisse, les présences aux réunions, le journal (abonnements-vente), le B.D., l’épargne et les autres services jocistes.
§ 12. – Bilan et Compte de Profits et Pertes.
Ils s’établissent en janvier pour être soumis au Comité et au Conseil régional, puis au Comité Général. Ils sont dressés suivant les instructions du S. G.
§ 13. – Fournitures diverses.
Le Secrétariat Général édite tous les imprimés administratifs.
Chaque Secrétariat Régional doit disposer d’un stock suffisant de toutes les fournitures (imprimés, insignes, éditions jocistes, etc.), pour être en mesure de satisfaire immédiatement à toutes les demandes des sections.
Les envois aux sections se font autant que possible par les délégués aux réunions régionales.
Une facture numérotée accompagne chaque fourniture. Les doubles restant au facturier servent à la fin du mois à l’établissement du relevé de compte des sections.
Les commandes au S. G. doivent être faites une fois par mois, avant le 1er, pour permettre au propagandiste régional de s’en charger après la réunion du Bureau Général ou du Comité Général.