CHAPITRE TROISIEME
L’Administration locale.
§ 1. – Inscriptions.
Quand le Comité est d’accord pour admettre un membre dans la Section, après le stage, un bulletin d’inscription est rempli lisiblement et complètement, puis transmis d’urgence au Secrétariat Régional.
Le droit d’inscription de un franc est perçu par le trésorier. Les 0,75 fr. à verser à la fédération régionale ne peuvent être envoyés avec le bulletin. Ils sont portés en compte par la fédération au début du mois suivant et réglés en même temps que les cotisations.
§ 2. – Cartes de membres.
Les cartes de membres sont délivrées exclusivement par le Secrétariat Général et transmises par l’intermédiaire des Secrétariats Régionaux. Pour être valables, elles doivent porter les signatures des secrétaires général, régional et local; et les timbres de cotisation du mois en cours.
Il y a des cartes spéciales pour les préjocistes. Les cartes de membres se renouvellent tous les deux ans, au début du trimestre pendant lequel la carte a été délivrée.
Le remplacement d’une carte perdue se fait contre un nouveau bulletin d’inscription portant le numéro de l’ancienne carte et la mention « Duplicata ».
Le droit d’un franc doit être payé à nouveau. Les cartes de membre sont transmises au secrétaire local. Celui-ci vérifie l’inscription du nouveau membre à ses listes d’appel et au fichier local, signe la carte et la transmet au trésorier. Celui-ci vérifie l’inscription du membre à son cahier de cotisations, applique les timbres des cotisations déjà payées.
La carte est remise au membre par le président à la plus prochaine réunion, en Assemblée Générale si possible.
§ 3. – Fichier local.
Un membre du Comité, le secrétaire-adjoint, par exemple, est spécialement chargé du fichier local. C’est une tâche très importante qui demande de l’ordre et une grande persévérance. Le fichier comporte 5 divisions :
1) les écoliers;
2) les préjocistes;
3) les jocistes cotisants;
4) les anciens jocistes (démissionnaires);
5) tous les autres jeunes travailleurs de la commune ou de la paroisse.
Ce fichier constitue la documentation indispensable à toute section qui veut «tenir et conquérir» des membres et rendre méthodiquement à ceux-ci tous les services qu’ils sont en droit d’attendre de la J. O. C.
Les écoliers seront inscrits avant le début de l’année scolaire qui précède leur entrée au travail. Ils passeront plus tard parmi les préjocistes et les jocistes cotisants.
Le fichier de tous les jeunes travailleurs non jocistes de la localité ne pourra s’établir que progressivement avec la collaboration de sectionnaires répartis par quartier.
Le fichier sera mis à jour régulièrement aux séances de comité ou à des réunions spéciales de séances de comité, à des réunions spéciales de sectionnaires et à l’occasion de l’appel aux assemblées générales.
Le fichier local est l’expression élémentaire de la responsabilité réelle de la section de J. O. C. non seulement vis-à-vis des jocistes mais envers tous les jeunes travailleurs et futurs jeunes travailleurs de la paroisse.
§ 4. – Changements d’adresses.
Quand un jociste change d’adresse dans la même commune ou quand il passe dans une autre localité; le trésorier doit en informer immédiatement le Secrétariat Régional au moyen du talon du dernier relevé de compte (carte mauve).
L’avertissement au facteur ne suffit pas. Il désorganise au contraire l’administration jociste et est une cause fréquente d’erreurs.
§ 5. – Jocistes-Miliciens.
Chaque année, au mois de mai, les Fédérations Régionales dressent la liste des jocistes qui, ayant passé au conseil de révision, ont été reconnus aptes au service et seront incorporés avec la classe de l’année en cours. Cette liste sert uniquement de contrôle.
Avant le départ effectif d’un jociste pour l’armée, le trésorier doit s’informer de son adresse militaire exacte et complète, remplir soigneusement le talon du dernier relevé de compte (carte mauve) et le renvoyer d’urgence au Secrétariat Régional. Le bon fonctionnement du Service des Jocistes-Soldats exige que les Sections préviennent le Secrétariat Général un mois avant le départ du milicien.
Les cotisations des miliciens doivent continuer à être perçues par la section.
Le journal est envoyé à l’adresse militaire par le Secrétariat Général.
§ 6. – Démissions.
Le Comité ayant décidé de rayer un membre de la Section, le trésorier remplit le talon du der- nier relevé de compte (carte mauve); le fait signer par le comité et l’envoie au Secrétariat Régional, avant le 25 du mois.
Une carte de démission où manque le vrai motif de démission ou les signatures, n’est pas prise en considération et elle est renvoyée à la section.
On appelle « vrai motif » le motif pour lequel vraiment le membre ne veut plus payer ses cotisations, ou bien pour lequel le Comité veut l’exclure. Le motif « ne vient pas aux réunions » ne suffit pas.
On retire, si possible, la carte du membre. Au fichier local, il est classé parmi les démissionnaires. Il est rayé des listes d’appel.
§ 7. – Convocations.
Le secrétaire ou le secrétaire-adjoint chargé des convocations enverra celles-ci, proprement écrites et de manière à ce qu’elles parviennent aux inté ressés l’avant-veille de la réunion. Spécialement pour les assemblées générales, l’ordre du jour sera présenté d’une façon attrayante et suivant les décisions du Comité.
§ 8. – Rapports et Archives.
Aucune réunion ne peut se faire sans qu’il en soit fait un compte-rendu précis et complet.
Pour chaque genre de réunions (comité, C. E., assemblée générale, etc.), les rapports seront rassemblés dans un cahier spécial.
On conservera également, dans des dossiers spé- ciaux, les circulaires fédérales; les rapports des Conseils Régionaux, des Journées d’Etudes, des Récollections, des autres manifestations régionales.
L’ensemble de ces documents doit refléter la vie complète de la Section et permettre, à tout mo- ment, de l’étudier, de la contrôler; d’en instruire les nouveaux dirigeants locaux, un nouveau directeur-prêtre, les chefs fédéraux en visite dans la section.
§ 9. – Rapport mensuel au Comité Régional.
Chaque mois, avant le conseil régional, la section doit fournir à la fédération et suivant un questionnaire, le rapport de son activité. Ce rapport doit être rédigé avec soin par le secrétaire d’après le questionnaire qui suit; complété, vérifié, et signé par le comité et envoyé au Secrétariat Régional avant le 10 du mois.
Les comptes-rendus des faits intéressants de la section à publier dans le journal doivent être transmis au secrétaire régional. L’envoi direct au Secrétariat Général n’est pas admis.
Les Comités Régionaux peuvent limiter le nombre de questions auxquelles le Rapport Mensue! doit répondre et y ajouter des questions spéciales chaque mois.
Voici les points les plus importants :
1 – COMITÉ:
a) changements éventuels dans sa constitution;
b) dates des réunions du mois.
2. – ASSEMBLEES GENERALES:
a) dates;
b) ordre du jour détaillé (indiquer les noms de ceux qui ont pris la parole);
c) nombre de présences.
3. – CERCLES D’ETUDES:
a) dates et ordres du jour détaillés de chacun des C. E. (préjocistes, débutants, aînés);
b) nombre de présences.
4. – BULLETIN DES DIRIGEANTS:
a) nombre d’abonnements de la section;
b) avis sur la réalisation des directives du mois.
5. – JOC:
a) statistiques de vente au n° pendant le mois;
b) nombre d’abonnements nouveaux du mois;
c) appréciation des numéros du mois;
d) réclamation éventuelle pour irrégularité de distribution faite au percepteur des postes et restée sans suite (indiquer toujours: n°, nom, prénom, adresse complète).
6. – SERVICE PROFESSIONNEL:
a) Débutants – nombre de préjocistes – réunions à l’école – visites à domicile – promenades – visites d’entreprises, d’expositions, etc.
b) Placement. – Jocistes placés par le Service Régional de placement, par la section elle même, contrat d’apprentissage;
c) Requêtes en cours pour des situations défectueuses et illégales, nouvelles requêtes du mois;
d) Autres initiatives d’ordre professionnel.
7. – SERVICES SOCIAUX:
a) Epargne: (nombre d’épargnants, nombre de versements du mois, sommes versées, total depuis janvier, propagande faite);
b) Syndicat: nombre de jocistes syndiqués, nouveaux du mois, propagande et faits inté-
ressants;
c) Mutualité: nombre de jocistes mutuellistes, nouveaux du mois, initiatives du mois;
d) Pensions : vérifications et réclamations éventuelles.
8. – SERVICES D’EDUCATION:
a) Bibliothèque : nombre de lecteurs, prêts du mois, nouveaux livres, usage de la bibliothèque régionale de J. O. C.;
b) Librairie: vente d’éditions jocistes et autres ouvrages;
c) Bonne Chanson : vente de chansons, exécution en groupe;
d) Conférences avec projections: sujets, auditoires, résultat;
e) Fêtes et soirées : intimes, publiques; programme, résultat;
f) Visites, excursions: but, itinéraire, ordre du jour, appréciation;
g). Sports et éducation physique : initiatives du mois, matchs, résultats.
9. – VIE RELIGIEUSE:
a) Vie paroissiale messe du dimanche, communion mensuelle, etc.;
b) Retraites et Récollections;
c) initiatives particulières.
10. – JOCISTES SOLDATS :
a) Miliciens, partants pendant le mois. La fiche mauve a-t-elle été transmise au Secrétariat Général?
b) initiatives du mois en faveur des jocistes-soldats de la section.
11. ADMINISTRATION :
a) Ordre des cahiers de rapports, des listes d’appel;
b) Cotisations: état de la perception, méthodes employées, résultats.
c) Adresses: changements d’adresse, de patrons;
12.- PARTICIPATION A LA VIE FÉDÉRALE:
a) Conseils Régionaux de J. O. C. Journée d’Etudes (enquêtes, nombre de délégués, rapports, interventions). Récollections. Autres réunions régionales;
b) Réunions d’Associations Paroissiales de Jeunesse Catholique;
c) collaboration à d’autres œuvres.
13. – PROPAGANDE:
a) nouveaux membres – moyen de recrutement employés. Démissionnaires : motifs
Exacts;
b) nouveaux abonnés à JOC; chiffres de vente au N° par semaine;
c) abonnements Editions Jocistes; nombre de brochures vendues pendant le mois:
d) autres initiatives de propagande.
14. – CALENDRIER JOCISTE de la Section pour le mois prochain, en tenant compte du calendrier national et régional (voir B. D.). Exemple: le rapport de janvier, qui doit parvenir au Secrétariat Régional avant le 10 février, doit contenir le calendrier de mars.
15. – FOURNITURES nécessaires à la Section.
§ 10. – Contrôle des présences.
Le secrétaire doit prendre les présences à toutes les réunions. Aux Assemblées Générales, et même aux C. E., l’appel se fait à haute voix pour que tous connaissent les absents et sachent les relancer à l’occasion.
Il faut profiter de l’appel pour demander et inscrire les changements d’adresses de domicile et de patron. Les changements sont à transmettre ensuite à la Fédération.
Pour chaque genre de réunions il y aura une liste d’appel. Elle peut figurer à la fin du cahier des rapports.
§ 11. – Cotisations.
La cotisation est strictement obligatoire pour tous les jocistes. Elle est toujours payable un mois d’avance.
La cotisation est fixée à 1.00 fr. par semaine, dont 0.90 fr. de cotisation fédérale (0.15 pour la Fédération Régionale, 0.10 pour la Fédération Générale, 0.65 pour « JOC »).
Les préjocistes et les élèves des écoles professionnelles de jour ne paient qu’une cotisation réduite qui passe toute entière à la Fédération Générale et à JOC.
Le passage d’une catégorie à l’autre n’a lieu que deux fois par an, le 1er août ou le 1er janvier qui suit l’entrée au travail;
Les stagiaires paient la cotisation dès le début de leur stage.
Les préjocistes et les nouveaux membres qui ne font pas de stage paient la cotisation depuis la semaine où ils signent leur bulletin d’inscription.
A ce moment ou dans les premières semaines qui suivent, ils se mettent, comme les autres membres, un mois à l’avance.
La perception des cotisations se fait par le trésorier et les sectionnaires adjoints, au moins deux fois par mois, en réunion ou à domicile.
L’emploi des timbres de cotisation est obligatoire. Un jociste ne paie ses cotisations que moyennant l’apposition des timbres correspondants sur sa carte de membre.
Chaque perception est indiquée au cahier des cotisations et le total des sommes perçues à chaque réunion ou le même jour est porté au cahier de caisse.
La Section locale est financièrement responsable de toutes les cotisations des membres inscrits au début du mois.
Les cotisations des nouveaux membres sont dues seulement à la Fédération à partir du début du mois qui suit l’envoi du bulletin d’inscription. Les cotisations des démissionnaires sont dues jusqu’à la fin du mois pendant lequel la démission (carte mauve) a été transmise régulièrment à la Fédération Régionale où elle doit parvenir au plus tard le 25 du mois.
§ 12. – Inscription des Cotisations.
Suivant le nombre de membres, le trésorier réserve une ou deux pages de son cahier pour chaque catégorie de cotisants.
Les membres y sont inscrits respectivement dans l’ordre des numéros de carte avec nom, prénom et adresse.
Les cotisations sont portées par un chiffre dans la colonne de la dernière semaine à laquelle le paiement se rapporte.
Exemple :
A la fin de chaque mois le trésorier indique d’un signe (en rouge de préférence) les jocistes qui sont encore en retard pour le mois qui commence puisque les cotisations doivent se payer un mois d’avance.
Quand la perception se fait par plusieurs sectionnaires on établit pour chacun un cahier de membres dont ils sont responsables. Les cotisations sont transcrites chaque mois au cahier général du trésorier.
Le trésorier tient le compte des timbres qui lui sont confiés par la régionale. A chaque réception d’une réserve, il note sur la première page du cahier de cotisation (qui est toujours libre) la date et le nombre de timbres reçus. Chaque mois en clôturant son compte, il fait l’inventaire de ses timbres et contrôle son stock.
§ 13. – Comptabilité locale.
Le livre de caisse renseigne jour par jour les recettes (à gauche) et les dépenses (à droite).
Le trésorier ne conserve en caisse que l’argent nécessaire très prochainement. Il ne laisse jamais la moindre somme dans un meuble mal fermé ou dont plusieurs ont la clef. Toute dépense doit être approuvée par le comité et justifiée par une pièce de caisse. Celles-ci sont conservées dans une farde. Les Sections auront avantage à se faire ouvrir un compte de chèques-postaux, de préférence au nom de la Section. Le compte en sera tenu dans un cahier spécial et de la même façon que pour la caisse.
Les signatures du trésorier et du président seront exigées pour toutes les opérations.
Les Sections ayant ordinairement une encaisse de plus de 300 francs prendront un carnet d’épargne, au nom de la section, au Service d’Epargne de la J. O. C. S’il existe un Service local d’épargne le compte de la Section figurera avec ceux des jocistes.
Le trésorier réservera quelques pages à la fin de son cahier de caisse à la tenue de ce compte.
Toutes les opérations doivent être signées par le trésorier et le président, après approbation du Comité.
Le Grand’Livre permet d’établir, mois par mois. la situation financière exacte et détaillée de la Section. Les instructions pour la tenue de ce livre se trouvent en première page de celui-ci.
§ 14. – Versements à la Régionale.
Au début de chaque mois, le trésorier reçoit du Secrétariat Régional un relevé de compte (carte mauve) comportant :
1) les cotisations dues pour le mois en cours;
2) les droits d’inscription du mois écoulé;
3) les fournitures du mois écoulé;
4) les sommes restant éventuellement dues sur le relevé de compte précédent.
Le trésorier doit vérifier ce relevé immédiate- ment et faire valoir ses remarques auprès du trésorier régional.
Après 8 jours, le relevé est considéré comme approuvé et constitue une dette définitive de la Section envers la Fédération Régionale.
Ce relevé est payable obligatoirement avant le 10 du mois suivant. Le meilleur mode de paiement et le plus sûr est le versement au compte chèques-postaux de la fédération. Aucun envoi d’argent ne peut être fait à la Fédération avant la réception du relevé.
Le talon des relevés de compte sert à la transmission éventuelle des démissionnaires ou des départs des miliciens.
§ 15. – La Situation Mensuelle.
L’administration est le baromètre sûr de la vie d’une Section. Chaque mois le comité doit faire son « examen de conscience ».
A cette occasion, le trésorier et les différents chefs de service doivent pouvoir fournir des chifres complets et exacts.
La « situation mensuelle » doit comporter les points suivants :
1) Membres: nombre exact de stagiaires, de préjocistes, de jocistes, de soldats, de démissionnaires; comparaison avec le nombre de jeunes travailleurs de la localité (voir fichier local).
2) Cotisations: liste des retardataires – total des cotisations restant à percevoir cotisations restant à payer à la régionale.
3) Caisse : Solde de la caisse, des chèques-postaux, du carnet d’épargne de la Section; fournitures à payer à la Fédération Régionale, au Secrétariat Général; diverses sommes à recevoir; stock de fournitures; avoir net de la Section (voir Grand-Livre).
4) Réunions: présences aux séances de Comité, C. E., Assemblées Générales, conseils régionaux, J. E., récollections, retraites, congrès, Semaine d’Etudes, autres réunions, existence des rapports de ces réunions.
5) Journal: nombre d’abonnés; total de la vente au No; nombre de numéros que l’on pourrait placer, de nouveaux abonnés à faire.
6) B. D.: nombre d’abonnés; abonnements restant à faire.
7) Epargne : Total des carnets; comparaison avec nombre de jocistes; versements du mois, total de l’année; comparaison avec les mois précédents, avec l’année précédente.
8) Syndicats, mutualité, pension et autres servi nombre de nouveaux ces et groupes spéciaux : membres à ces diverses organisations; nombre total de membres affiliés; comparaison avec le total des jocistes.
9) Fonds de propagande : sommes récoltées pendant le mois pour le Fonds Central de Propagande.
§ 16. – Le Bilan Annuel et le Budget.
Au début de janvier le trésorier fait la situation complète de l’année précédente en utilisant son Grand-Livre et les « situations mensuelles ». Il aura ainsi une vue exacte de l’activité jociste de l’année dont l’examen sérieux sera très instructif. Le budget de l’année suivante pourra s’élaborer très facilement.
Il devra comporter essentiellement :
A) Recettes :
Cotisations;
Droits d’inscription;
Bénéfices sur abonnements et vente JOC;
Bénéfices sur fournitures;
Bénéfices sur fêtes, conférences, collectes, subsides.
B) Dépenses:
Cotisations fédérales;
Droits d’inscription;
Participation aux J. E., récollections, conseils régionaux, congrès, S. E., etc.;
Installation de nouveaux services jocistes;
Frais d’administration, entretien de la salle, etc.; Versement au Fonds National de Propagande,
etc.
D’avance le Comité se rendra compte des ressources dont il dispose; de celles qu’il faudra trouver et des moyens à employer pour y parvenir. Une copie du bilan et du budget devra être envoyée à la Fédération Régionale.
§ 17. – Les commandes de Fournitures.
Tous les imprimés administratifs, sans exception, sont édités par le Secrétariat Général et fournis aux sections par les Secrétariats Régionaux, en même temps que les insignes, les Editions Jocistes et tout le matériel d’éducation et de propagande.
Chaque mois, la commande des imprimés nécessaires est jointe au rapport mensuel d’activité. Les délégués des Sections au Conseil Régional, à la Récollection ou à la J. E. se chargent du colis. Les Sections doivent éviter d’encombrer par leur imprévoyance le Secrétariat Régional de commandes partielles, 3 ou 4 fois dans le mois et toujours « urgentes ». C’est gaspiller du temps et de l’argent destinés l’un et l’autre à la propagande jociste.
Les fournitures de la Fédération sont accompagnées d’une facture et portées, au début du mois suivant, sur le relevé de compte (carte mauve). Le paiement se fait suivant ce relevé en même temps que les cotisations.
Si ce n’est pour les imprimés et les insignes, les Sections peuvent adresser leurs commandes directement au Secrétariat Général. Le paiement doit se faire alors au strict comptant et par versement postal suivant facture jointe à l’envoi. Pour diminuer les frais et décharger le Secrétariat Général, les Sections se fournissent autant que possible à leur Secrétariat Régional.
§ 18. – La Correspondance.
La correspondance exige des soins et de la régularité de la part du secrétaire ou du chef de service responsable. Toute la correspondance reçue, sans exception, doit être soumise au Comité à sa plus prochaine séance.
Les lettres importantes doivent être signées par le Comité.
La correspondance reçue et le double des lettres expédiées doivent être classés dans des fardes ou dans un classeur.
Les Sections joignent un timbre à toute lettre exigeant une réponse; spécialement quand il s’agit du Secrétariat Général ou Régional.
Pour éviter des frais, le secrétaire et le trésorier s’arrangent de façon à envoyer leurs pièces à la Fédération par le même courrier; celles-ci doivent être expédiées souvent à la même date.